Classificação e Codificação de Materiais de estoques hospitalares: análise e proposição

Maehler*, A. E. ¹; Cassanego Jr., P. V. ² Santos, E.G ³. 

¹ Administrador (UFPel), mestrando em Administração (PGA/UFSM).
alissonadm@yahoo.com.br 
² Administrador (UNIFRA), mestrando em Administração (PGA/UFSM). 
paulo.cass@bol.com.br 
³ Professora do departamento de Administração (UFPel).
enialeg@bol.com.br  

1. Introdução

	Pensar em almoxarifado hospitalar e sistemas de armazenagem sem pensar em classificação e codificação de materiais é sem dúvida, uma abordagem incompleta. Um bom sistema de classificação e codificação de materiais é essencial para um bom gerenciamento desse setor, e torna-se necessário que esta codificação seja profissional e atenda aos objetivos da administração do hospital.
	O presente artigo visa retratar um caso real de classificação e codificação encontrado em um hospital de grande porte da região sul do Rio Grande do Sul, inadequado perante as necessidades, e apresentar um modelo que foi proposto à alta administração da entidade. Dessa forma, objetiva-se apresentar soluções aos problemas encontrados, neste caso, muito comuns em organizações hospitalares, mesmo as de grande porte, que necessitam, tal como empresas, de uma gestão profissional-empresarial para serem bem sucedidas (Gonçalves & Ache, 1999) [5]. Os estoques, dessa forma, constituem-se de parcela importante dos ativos da empresa (Borba, 2001) [2], requerendo atenção cuidadosa dos gestores.
	
2. Material e métodos

O presente trabalho baseia-se em um estudo de caso, ou seja, um questionamento empírico que visa investigar um fenômeno contemporâneo dentro do seu contexto real de vida, quando os limites entre fenômeno e contexto não são claramente evidentes, e nos quais múltiplas fontes de evidência são usadas [11]. A pesquisa deu-se em um almoxarifado geral de um hospital de grande porte, da região sul do estado do Rio Grande do Sul (resolveu-se omitir o nome e a cidade o da instituição). A coleta e análise dos dados deram-se no mês de junho de 2003. 
A parte inicial da pesquisa consistiu em uma revisão bibliográfica sobre o tema em questão, com vista a levantar subsídios que embasassem a escolha do método de classificação e codificação a ser adotado [1] [7] [3]. Através da compilação (reunião sistemática de material contido em livros, revistas publicações avulsas entre outros), como descreve Lakatos e Marconi (2003) [6], obteve-se um conhecimento mais adequado do problema encontrado e das possíveis soluções.
Após a revisão bibliográfica, buscaram-se dados sobre o sistema de classificação e codificação adotado pelo departamento de materiais do hospital pesquisado. Como instrumento de coleta de dados utilizou-se a análise documental, por ser esta “o exame de materiais de natureza diversa, que ainda não receberam um tratamento analítico, ou que podem ser reexaminados, buscando-se novas e/ou interpretações complementares” (GODOY, 1995, p.21) [4]. 
Em nosso caso, a pesquisa documental envolveu o relatório de movimentação de materiais do estoque, gerado por um sistema computadorizado de gestão empresarial, utilizado pelo departamento de materiais do hospital. Este relatório descreve o consumo de materiais, em unidades, em ordem alfabética, pelo almoxarifado geral do Hospital. A partir deste relatório, onde consta a nomenclatura e códigos exatos dos materiais de uso geral (ou seja, que não incluem remédios), obteve-se os dados para análise da codificação e classificação usados pelo departamento de materiais do hospital.
O almoxarifado é o reduto onde se encontram os “insumos” materiais necessários ao processo produtivo, seja ele de bens ou serviços A importância atribuída aos almoxarifados vem sendo sentida atualmente, tanto no que diz respeito ao seu planejamento quanto na escolha de seu gestor e do pessoal auxiliar [8].
	Os objetivos do almoxarifado, entre outros, são de ter o material certo, na hora certa, na quantidade correta, no local certo e a custos econômicos. Equilibrar estas variáveis não é, portanto uma tarefa fácil [9].
O almoxarifado hospitalar de nosso case é um almoxarifado geral, abrigando uma série de produtos de classes diferentes, tais como material elétrico, hidráulico, material de escritório, de limpeza etc., o que faz com que a codificação tenha que ser bem abrangente e possibilitar a inclusão de novos itens com o passar do tempo.

3. Resultados e Discussão
3.1 Situação encontrada
	O sistema de codificação dos materiais do almoxarifado do hospital pesquisado é bastante recente e surgiu junto com a implantação de sistemas informatizados de gerenciamento de materiais. Analisando o sistema informatizando, bem como a rotina do almoxarifado, percebe-se que a codificação dos materiais esta assim definida atualmente: São 8 dígitos, assim expressos:

Quadro 1 - Classificação e codificação de materiais atual, tipo “Mista”.

        	           XX.XX.XXXX

                
Cód. do material (4 dígitos, sem relação entre cód. e material codificado).

        		   Tipo de material (elétrico, hidráulico, escritório etc.)

           Setor do material (almoxarifado, farmácia etc.)

Fonte: pesquisa dos autores (2003).
	
Este sistema chama-se Princípio Simbólico, pois há relação entre os grupos e o material que representam. O primeiro grupo é composto por dezenas exatas, como 10, 20,30 etc. O almoxarifado geral, que é nosso foco neste estudo, é representado pelo número 10. O segundo grupo é formado por unidades, de 01 a 11, assim representado (no caso, materiais de almoxarifado):

10.01.XXXX = mat. de expediente
10.02.XXXX = mat. elétrico
10.03.XXXX = mat. hidráulico
10.04.XXXX = mat. limpeza
10.05.XXXX = mat. manutenção
10.06.XXXX = mats. diversos (mat. consumo)
10.08.XXXX = sem estoque
10.09.XXXX = mat. desativado
10.10.XXXX = mat. usado
10.11.XXXX = mat. plano de saúde do hospital

	O terceiro grupo é composto por 4 dígitos, que vão de 4000 a 9999 (os quatro mil primeiros números são da farmácia). Este último grupo não possui relação entre o código aplicado e o material codificado. Este sistema é um sistema de Princípio Arbitrário, caracterizado pela expressão acima [10]. À medida que novos materiais foram sendo incorporados ao sistema eles vão sendo codificados, em seqüência, através de forma numérica, independente de qualquer análise quanto à suas características. É um sistema simples, de custo reduzido e que não necessita de pessoal especializado na sua implantação. No entanto, ele não permite agrupamento de materiais de características semelhantes, dificulta o planejamento de rotinas dos órgãos de compras, almoxarifado e não estabelece relações entre o código aplicado e o material codificado. Como se pode perceber, a codificação atual é mista, sendo simbólico decimal nas 4 primeiras casas (onde cada grupo representa uma classe, usando números), e arbitrário nos 4 últimos dígitos, o que gera um sistema confuso e inadequado. 
3.2 Situação Proposta
Tendo em vista a grande variedade de materiais em estoque, e com intenção de adotar um método mais moderno e usado de codificação, propôs-se a adoção do Princípio Simbólico em todo ó código, com vista principalmente a agrupar com códigos semelhantes, materiais com características comuns e devido à perspectiva futura de se implantar o sistema de código de barras, onde a codificação terá que ser toda numérica facilitando a codificação de uma grande quantidade de itens.
	Observou-se pela bibliografia que a maioria dos sistemas de codificação atuais possui de 6 a 7 dígitos, e o início se dá na classificação geral do material, no caso começando na divisão entre, por exemplo, matéria-prima, materiais de escritório, material de limpeza etc., e não no tipo de local de armazenamento, como atualmente o hospital adota (10 para almoxarifado, 20 para farmácia....). Porém, para se aproveitar o sistema existente, propõe-se apenas a mudança nos 4 últimos dígitos do código, que passaria a ser subdividida também, da seguinte forma:

Quadro 2 - Classificação de materiais proposta, Sistema Americano. 

Classificador (materiais de escritório)
                                               Diferenciador de estocagem (almoxarifado)

                                                  Diferenciador de estocagem (almoxarifado)

                                                     10.04.00.00 

                 					    Caracterizador (régua de madeira, 30 cm)
		                                          Individualizador (régua)				

Fonte: Estudo dos autores (2003).
Este é um sistema americano (Federal Supply Classification), e permite uma grande variedade de itens e a inclusão posterior de novos, sem maiores problemas. È muito usado atualmente e possibilitará ao setor de materiais poucas mudanças e poucos custos em sua implantação, haja visto que é apenas uma adequação do sistema existente.
4. Conclusões

	Diante da situação encontrada, da classificação e codificação de materiais do estoque do almoxarifado geral de um grande hospital, no que tange à sua inadequação e incapacidade de registrar novas categorias de materiais que foram surgindo, sugeriu-se uma nova metodologia. A codificação atual é mista, sendo simbólico decimal nas 4 primeiras casas (onde cada grupo representa uma classe, usando números), e arbitrário nos 4 últimos dígitos, o que gera um sistema confuso e inadequado às necessidades do hospital.
	Para substitui o sistema vigente, optou-se por adotar o sistema simbólico em todos os materiais, um sistema americano (Federal Supply Classification), que permite uso em uma vasta quantidade e variedade de materiais, usando apenas algarismos, passível de automatização. Embora apresente maior custo no início, em virtude da mudança e implementação, é o sistema mais indicado, como consta na bibliografia consultada. Além disso, a longo prazo poderá oferecer ganhos de custo à instituição. 

5. Referências bibliográficas

[1] ANVISA - AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA. Informações do Setor. Disponível na internet em www.anvisa.gov.br. Acesso em Agosto de 2003.
[2] Borba, Vanderlei. Apostila do Curso de Especialização em Gestão Empresarial da FURG. Logística: dos Estoques à Distribuição. Rio Grande: FURG, 2001. 
[3] CHERUBIN, Niversindo Antônio; SANTOS, Naírio Augusto dos. Administração Hospitalar: Fundamentos. São Paulo: CEDAS, 1997.
[4] GODOY, Arlinda S. Pesquisa qualitativa: tipos fundamentais. (artigo). RAE-Revista de Administração de Empresas. São Paulo: FGV. V. 35. n. 3 – Maio/ Jun., 1995.
[5] Gonçalves, Ernesto Lima; Ache, Carlos A. O Hospital Empresa: do planejamento à conquista de mercado (Artigo). RAE, Revista de Administração de Empresas. São Paulo: v. 39, n. 1. Jan./Mar. 1999.
[6] LAKATOS, Eva M.; MARCONI, Marina de A. Fundamentos de metodologia científica. 5º Ed. São Paulo: Atlas, 2003.
[7] MINISTÉRIO DA SAÚDE. Informações do Setor. Disponível na internethttp://www.portal.saude.gov.br em www.portal.saude.gov.br. Acesso em agosto de 2003.
[8] NETO, Gonzalo Vecina; Filho, Wilson R. Gestão de recursos materiais e de medicamentos. Disponível na internet em www.ids-saude.uol.com.br/saudecidadania http://www.ids-saude.uol.com.br/saudecidadania    Acesso em Agosto de 2003.
[ 9] PATERNO, Dario. Administração de materiais no Hospital. São Paulo: CEDAS, 1990.
[10] SILVA, Renaud B. da. Administração de Material: Teoria e Prática. Rio de Janeiro: Associação Brasileira de Administração de Material, 1986.
[11] YIN, Robert K. Estudo de caso: planejamento e métodos. 2º Ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.